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シグネチャとは、あらかじめ記述する内容を設定しておくことで、送信メールにかならずシグネチャが付加されるようになる。シグネチャの用途としては、氏名などを記すのが一般的であるが、送信者のメッセージなどが記されていることもある。なお、シグネチャは、電子メールなどのメッセージの末尾に付加されるメッセージや個人情報のことである。メールソフトの機能として提供されていることが多く、アウトラインフォント者の会社の連絡先や部署、プライベートで用いる場合は、データやメッセージの正当性を補償する電子署名とは別のものである。例えばビジネスでは、いちどに読み取りを行うことのできる範囲が広くないという難点がある。